Warehouse management system

02 / 08 / 2021 - in Kontributor Ahli

Penggunaan teknologi informasi berbasis komputer sekarang menjadi hal yang lumrah pada banyak gudang. Bahkan di gudang konvensional, keuntungan yang signifikan dapat dicapai dalam hal produktivitas, kecepatan, dan keakuratan melalui penggunaan sistem manajemen gudang (warehouse management system, WMS) yang baik.
Umumnya, WMS berinteraksi dengan sistem transaksi utama perusahaan (sebagai contoh ERP atau sistem yang sudah ada) untuk mengakses informasi seperti pesanan pembelian dan mengunduh pesanan pelanggan. Pada gilirannya, WMS akan memberi umpan balik informasi seperti barang yang diterima dan dikirim. WMS digunakan untuk mengontrol semua operasi di gudang termasuk mengontrol sistem peralatan di gudang.
Penerapan teknologi di gudang dapat memperbaiki produktivitas, meningkatkan pemanfaatan, menekan biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pelanggan membutuhkan akurasi, keamanan, dan kecepatan pertukaran data. Sementara di sisi lain, kompetisi semakin ketat. Karenanya, perusahaan perlu memiliki perangkat teknologi informasi untuk mendukung bisnis dan membangun keandalan, kecepatan, kontrol, dan fleksibilitas operasional gudang.

Fungsi dan arsitektur WMS
Sistem manajemen gudang harus mampu bekerja secara real time, mengelola seluruh proses dalam gudang dan memiliki kemampuan berkomunikasi dengan sistem perusahaan lain.
WMS dapat memproses data secara cepat dan mengkoordinasikan pergerakan-pergerakan stok dalam gudang. Sistem ini dapat menghasilkan laporan dan menangani volume transaksi yang besar seperti operasional e-commerce.

Fungsi WMS mencakup semua aktivitas gudang, seperti yang ditunjukkan pada contoh di bawah ini (Rushton et al., 2018):
• picking: optimasi rute pick dan slotting (yaitu lokasi optimal setiap SKU);
• layanan nilai tambah: kitting, pelabelan, dan perakitan akhir;
• pengepakan: identifikasi ukuran karton yang benar (berdasarkan database dimensi untuk semua SKU);
• cross-docking: perencanaan, pelabelan, dan sortasi;
• sortasi: berdasarkan berbagai kategori, seperti berdasarkan pesanan, kendaraan atau wilayah geografis;
• pengiriman: kontrol jalur pengiriman dan distribusi serta dokumentasi;
• manajemen parkir: kontrol parkir truk dan alokasi pintu dermaga;
• manajemen personil, sumber daya,dan pelaporan: perencanaan beban kerja, pengukuran kinerja, skema produktivitas, pemodelan (misalnya untuk rangkaian produk baru atau rak baru), penagihan, manajemen palet, dan pelaporan bea cukai;
• penghitungan stok: penghitungan persediaan baik secara perpetual maupun pemeriksaan stok secara periodik.
Selain itu, fungsi WMS memungkinkan untuk melacak barang dengan nomor batch masuk dan nomor pesanan pelanggan dapat dilakukan di seluruh proses ini sehingga barang yang diterima dapat diidentifikasi (misalnya untuk tujuan kualitas) dan agar kemajuan pesanan individu dapat dimonitor.

Banyak keuntungan yang akan didapatkan dengan penggunaan WMS, antara lain:
• Visibilitas dan keterlacakan stok yang real time;
• Produktivitas meningkat;
• Stok akurat;
• Kesalahan pengambilan barang berkurang;
• Pengisian ulang otomatis;
• Pengembalian berkurang;
• Pelaporan akurat;
• Respon meningkat;
• Visibilitas data jarak jauh;
• Pelayanan pelanggan meningkat; dan
• Dokumen kertas berkurang.

Memilih WMS
Bagaimana memilih WMS? Dalam pemilihan WMS perlu memiliki atribut-atribut berikut ini (Ruriani, 2003):
1. Kemampuan menjadi antarmuka dengan sistem lain
• Kemampuan untuk menjadi antarmuka dengan sistem lain, seperti paket-paket akun, sistem ERP dan MRP, dan sistem manajemen transportasi merupakan hal yang penting. Sistem WMS perlu berintegrasi dengan tugas-tugas di balik layar (back-office tasks), seperti entri pesanan, kontrol inventori, modul-modul pembelian (purchase order) dan penagihan. Sistem WMS juga harus bisa menjadi antarmuka dengan sistem-sistem otomatis, konveyor, MHE, dan teknologi pengambilan terkini seperti suara, pemindai yang bisa dipakai (wearable scanner), RFID serta sistem pick-to-light dan sistem put-to-light.
2. Sistem modul dan pengembangannya
• Jika memungkinkan, carilah sistem modul yang bisa anda bayar hanya untuk fungsi yang anda butuhkan, sehingga pelatihan dan implementasinya bisa lebih murah. Modul-modul lebih lanjut bisa ditambahkan kemudian bilamana diperlukan. Pastikan bahwa WMS dapat dikembangkan untuk mengakomodasi pertumbuhan dan/atau pengakusisian.
3. Kemudahan akses
• Dengan mobilitas staf saat ini, merupakan hal yang penting bahwa sistem bisa diakses dari jarak jauh melalui web dan aman dengan tingkat-tingkat akses yang diproteksi dengan password. Kemampuan menarik data merupakan suatu keharusan bagi sistem mana pun. Kemampuan sistem untuk mengeluarkan laporan kinerja, pemodelan biaya pelayanan, pemeriksaan inventori standar merupakan fungsi-fungsi yang menjadi prioritas.
4. Kemudahan pemakaian
• Carilah WMS yang mudah pemakaiannya. Pilihlah sistem yang memiliki pengoperasikan point and click, layar yang mudah dibaca dan jelas. Hal ini bisa menghasilkan penerimaan sistem dan peningkatan produktivitas staf. Pastikan bahwa sistem tersebut bekerja secara real time, menyediakan pemutakhiran data inventori yang cepat.
5. Sistem standar
• Pastikan sistem mendukung standar-standar saat ini yang bisa diterima secara luas dan tidak terbatas pada standar paten yang mungkin tidak digunakan pelanggan anda. Periksalah apakah anda menerima update sistem secara regular tanpa biaya atau dengan biaya yang minimal.
6. Memenuhi kebutuhan yang spesifik
• Jika anda terlibat dalam penyimpanan barang-barang bea dan cukai, pastikan bahwa sistem disetujui atau akan disetujui oleh otoritas terkait. Kedua, pastikan bahwa sistem dapat melakukan tugas-tugas yang penting bagi bisnis anda seperti melacak nomor-nomor seri dan lot, mengelola tanggal kadaluwarsa, dan mengidentifikasi barang-barang berbahaya.
7. Mencapai praktik terbaik di gudang
• Untuk mencapai praktik terbaik di gudang, sistem manajemen gudang harus mampu mengoptimalkan pergerakan di dalam gudang, misalnya penempatan palet dipasangkan dengan pengambilan palet, dikenal dengan task interleaving. Atribut-atribut penting lainnya meliputi penerimaan otomatis, penempatan barang langsung, urutan pengambilan barang yang optimal, tugas-tugas pengisian ulang, manajemen pengiriman dan pemetaan gudang.
8. Kapabilitas pelaporan
• Pastikan sistem menyediakan rangkaian pelaporan yang lengkap dan juga melaporkan kegagalan.

Bagaimana memilih vendor sistem manajemen gudang? Berikut ini pertimbangan penting dalam memilih vendor sistem manajemen gudang adalah:
• Pengalaman;
• Usia panjang;
• Pilihlah vendor yang menitikberatkan pada manfaat software, bukan sekadar fitur-fitur;
• Pilihlah penyedia pelayanan yang telah meng-install sistem WMS dengan klien-klien di industri yang sejenis dengan anda;
• Pastikan bahwa vendor tersebut dapat memasok tidak hanya sistem, tetapi juga instalasi, pelatihan, perawatan, dan pelayanan helpdesk;
• Pastikan bahwa penyedia WMS anda menginvestasikan kembali modal yang signifikan ke dalam penelitian dan pengembangan, dan peningkatan produk/layanan masa depan;
• Pilihlah vendor yang anda merasa nyaman bekerjasama dengannya, seperti vendor yang secara kultur mirip dengan perusahaan anda, yaitu profesional dan dihargai dengan baik di industri tersebut;
• Pilihlah vendor yang memiliki harga modifikasi yang wajar dan bersedia mengerjakan dengan anggaran yang realistis sesuai penilaian kebutuhan anda;
• Pastikan bahwa penyedia WMS dapat mendukung anda secara penuh selama tahap implementasi;
• Pilihlah vendor yang memiliki jumlah staf help-desk yang memadai dan vendor yang selalu siaga selama jam operasional perusahaan anda;
• Pilihlah vendor yang sudah memiliki kerjasamadengan penyedia hardware.
Efisiensi dan efektivitas pengelolaan warehouse merupakan salah satu kunci keberhasilan kinerja pengelolaan supply chain dan logistik. Sistem informasi dan teknologi warehouse sangat menentukan dalam pengelolaan warehouse.

Zaroni | Senior Consultant Supply Chain Indonesia

Editor : Sigit

 



Sponsors

logo-chinatrucks300 327pix