Memahami Eksekusi Procurement

26 / 07 / 2021 - in Kontributor Ahli

Procurement adalah satu proses pengadaan barang yang sangat penting untuk kelangsungan operasional perusahaan. Hal ini karena procurement menyangkut kebutuhan berbagai departemen, mulai dari marketing, sales, IT, sampai logistik dan keuangan. Banyak sekali keputusan dari sebuah perusahaan yang akan melibatkan proses procurement. Proses procurement ini tentunya akan berdampak pada biaya keseluruhan dalam melaksanakan dan mengaplikasikan keputusan manajemen tersebut.

Peran pembeli
Sejalan dengan peningkatan pengetahuan dan praktik pengadaan di sebagian besar organisasi sektor swasta dan publik, peran pembeli semakin penting dalam mengelola atau menangani transaksi. Chartered Institute of Purchasing & Supply (CIPS) di Inggris dan Institute for Supply Management (ISM) yang berbasis di Amerika Utara, mempromosikan pengadaan sebagai sebuah profesi, termasuk di dalamnya adalah pengembangan kualifikasi kejuruan dan standar kompetensi untuk persyaratan kerja dan peningkatan kemajuan karir.

Saat ini semakin banyak perusahaan menunjuk seorang chief procurement officer (CPO), yang mewakili masalah pengadaan di tingkat senior atau eksekutif dalam sebuah organisasi. Peran manajer pengadaan adalah menciptakan daya saing organisasi yang sesuai untuk mengelola tingkat risiko dan nilai yang dihadapi bisnis saat mencari atau memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan.

Daya saing organisasi dapat dihasilkan dengan berbagai cara. Matriks Kraljik membantu dalam memikirkan taktik atau strategi apa yang dapat kita terapkan untuk mengelola tingkat risiko dan nilai dengan cara yang sesuai. Jika risiko dan nilainya tinggi, maka pengadaan yang ketat dan formal akan sesuai. Sebaliknya, pengadaan berisiko rendah dan bernilai rendah tidak selalu membutuhkan tingkat formalitas yang sama. Tabel 1 berikut ini menunjukkan beberapa metode pengadaan yang dapat digunakan untuk mencapai tingkat daya saing yang sesuai.

Teknik dan alat pengadaan
1. Request for quotation (RFQ)
Sesuai jika spesifikasinya jelas dan tidak ambigu dan ketika risiko dan nilainya rendah.
Fleksibilitas dimungkinkan oleh pembeli yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang memadai.
2. Negotiation
Sesuai untuk bernegosiasi secara langsung dengan pemasok atau kontraktor ketika spesifikasi, baik teknis maupun komersial, memerlukan klarifikasi dengan pemasok yang memiliki lebih banyak pengetahuan atau informasi pelanggan.
Pelanggan memiliki keyakinan bahwa mereka telah mendefinisikan dan menyetujui spesifikasi dan ruang lingkup dengan pemasok.
3. Proses tender formal
Ketika risiko dan nilai tinggi, organisasi cenderung kembali ke proses tender formal di mana sejumlah kandidat yang memenuhi syarat akan diundang ke tender. Tingkat formalitas meningkat seiring dengan nilai dan risiko.  Proses tender menciptakan kompetisi formal yang akan menghasilkan pengurangan kinerja dan biaya berdasarkan kemampuan pelanggan untuk menentukan persyaratannya dengan tepat. Harga dapat diturunkan 5-20% atau lebih tinggi, biasanya menggunakan proses tender.
4. E‐auction
Pendekatan yang lebih canggih akan melibatkan lelang elektronik, yang sesuai jika kategori atau pasar komoditas diteliti dan dipahami dengan benar dan ada sejumlah pemasok alternatif yang dapat mengajukan tawaran sesuai persyaratan yang ditentukan.

Lelang elektronik sesuai jika semua kriteria lain yang diperlukan telah dipenuhi oleh pemasok yang kemudian mengajukan penawaran di tahap akhir proses lelang. Lelang elektronik memerlukan pemilihan awal pemasok yang dapat memenuhi persyaratan atau spesifikasi.

E-auction menghadirkan tingkat risiko yang lebih tinggi bagi pembeli dan pemasok tetapi dengan memberikan penurunan harga hingga 30% atau lebih.

Proses pengadaan
Pengadaan harus dianggap sebagai proses atau siklus. Proses ini diulangi dalam bisnis saat kontrak yang berbeda telah jatuh tempo, kedaluwarsa, dan diperbarui secara terus-menerus. Selain mengembangkan strategi pengadaan, pada dasarnya ada empat tahap yang harus dipertimbangkan

Tahapan proses pengadaan

1. Specify . Tentukan persyaratan yang harus dipenuhi. Persyaratan harus didefinisikan dari perspektif teknis, komersial, dan pengguna akhir. Umumnya, organisasi tidak memahami pasar lebih baik daripada pemasok.
Terkadang spesifikasinya tidak jelas atau ambigu.
2. Identify. Identifikasi pemasok potensial yang sesuai yang mampu memenuhi persyaratan atau spesifikasi yang ditentukan. Mengiklankan dan mempromosikan peluang kontrak. Menentukan tingkat persaingan yang sesuai untuk mencerminkan risiko dan nilai yang diperoleh. Menarik pemasok baru yang dapat meningkatkan nilai dibandingkan dengan pemasok saat ini. Memilih pemasok yang memiliki kemampuan dan kapasitas untuk memberikan layanan yang dibutuhkan.
3. Select. Pilih pemasok yang cocok untuk melaksanakan kontrak. Memilih pemenang dari pemasok yang memiliki kemampuan dan kapasitas yang memadai untuk melaksanakan kontrak. Kriteria evaluasi kualitas dan harga.
4. Manage. Kelola kontrak untuk memastikan kiriman utama terpenuhi sepenuhnya. Kriteria sukses atau indikator kinerja utama diperlukan untuk memastikan persyaratan kontrak dipenuhi. Pelajaran yang didapat diterapkan pada kontrak berikutnya.

Organisasi pengadaan
Pertanyaan kunci yang dihadapi perusahaan adalah bagaimana mengatur pengadaan dan tingkat otoritas yang dimiliki manajer pengadaan dalam organisasi. Hal ini mencakup kebijakan dan prosedur utama, termasuk yurisdiksi hukum atau faktor ekonomi lokal versus organisasi nasional, regional atau global yang lebih kompleks, yang harus mempertimbangkan keputusan pengadaan dalam konteks yang lebih luas dan lebih beragam.

Masalah bagaimana mengatur pengadaan tergantung pada tingkat pengeluaran dan keterampilan pengadaan di seluruh bisnis. Tim pengadaan dapat dipusatkan atau didesentralisasi berdasarkan lokasi dan diatur oleh unit bisnis atau berdasarkan kategori pengeluaran. Secara tradisional, organisasi pengadaan dikelompokkan dengan atau menjadi bagian dari kegiatan keuangan dan administrasi bisnis.

Lebih khusus, organisasi atau tim pengadaan menjadi aktivitas yang berdiri sendiri dengan tujuan, target, dan sasaran spesifik untuk disampaikan sebagai bagian dari strategi atau rencana bisnis. Ada kecenderungan yang sangat besar untuk memusatkan organisasi pengadaan di mana aktivitas dapat distandardisasi dan area pengeluaran umum di berbagai unit bisnis digabungkan dan dikonsolidasikan ke dalam kontrak pusat yang lebih besar.

Manajer kategori memberikan kepemimpinan dan titik fokus untuk bisnis dalam mendapatkan dan mengelola risiko dan nilai yang terkait dengan kategori atau portofolio bisnis. Manajer kategori mengelola portofolio kontrak atau kategori pengeluaran dengan karakteristik serupa yang dapat dikelompokkan dan dipertimbangkan dalam hubungannya dengan penyediaan di berbagai unit bisnis atau bagian organisasi.

Dalam bisnis yang lebih besar dengan persyaratan dan jejak yang lebih kompleks, manajer kategori memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan strategi pengadaan di seluruh bisnis, dengan mempertimbangkan persyaratan lokal dan keseluruhan secara agregat. Hal ini berarti bahwa nilai yang terkait dengan kategori itu meningkat dan bahwa risiko harus dievaluasi ulang di mana pengeluaran dipilah dan dikelola secara lokal dengan pemasok lokal yang menyediakan layanan untuk unit bisnis lokal dan tersebar di sejumlah pemasok atau situs.

Aktivitas lokal masih diperlukan jika pembatalan kontrak atau kerangka kerja yang ditetapkan oleh manajer kategori dilakukan untuk memenuhi permintaan lokal tetapi dengan persyaratan yang ditentukan oleh kontrak utama dengan pemasok atau jumlah pemasok yang berbeda untuk kategori itu. Dalam organisasi yang lebih besar, akan ada pembeli lokal yang berurusan dengan masalah pasokan lokal dan pengelola kategori yang menangani persyaratan umum atau khusus di beberapa situs.

Peran teknologi
Sistem pengadaan telah berkembang secara dramatis dari paket awal yang digabungkan ke sistem manajemen keuangan dan paket hutang dagang untuk mencerminkan siklus hidup pengadaan dari pengadaan hingga manajemen kontrak. Sistem perencanaan pengadaan daya perusahaan (ERP) yang lebih besar seperti SAP dan Oracle cenderung mendominasi pasar korporat, dan mendukung organisasi yang kompleks dengan banyak aktivitas di lokasi berbeda. Ada juga banyak paket mandiri yang dapat diintegrasikan dengan sistem ERP atau tersedia sebagai modul berbeda, yang menyediakan pendekatan gabungan untuk pengadaan, tender, pengadaan, dan manajemen kontrak.

Paket sekarang berbasis Web atau cloud dan ini memungkinkan berbagi informasi tidak hanya dalam bisnis dan di berbagai lokasi tetapi juga dengan pemasok dalam hal memberikan informasi tentang peluang kontrak menggunakan portal elektronik dan/atau sistem manajemen katalog di mana produk pemasok tersedia secara online kepada setiap pengguna yang memiliki akses, otoritas, dan anggaran untuk mendapatkan barang-barang tersebut. Hal ini termasuk perangkat lunak manajemen tender, sehingga memungkinkan tender untuk dijalankan secara online. Ini menyederhanakan proses dan menghilangkan banyak tugas administratif yang terkait dengan pengadaan tradisional.

Lelang elektronik telah dimungkinkan oleh tingkat teknologi terkini di mana pemasok yang telah dipilih sebelumnya menawar kontrak selama sejumlah putaran atau periode yang ditentukan dan pada saat yang sama memiliki visibilitas tawaran yang bersaing. Hal ini sangat populer dengan beberapa pembeli tetapi tidak begitu populer dengan pemasok, yang mungkin memiliki pandangan yang sangat berbeda dari pelanggan.

Persepsi bahwa lelang elektronik bisa sangat impersonal, tetapi sulit untuk membantah hasil yang telah dicapai dalam hal penurunan harga. Perangkat lunak lelang elektronik paling baik digunakan bersama penyedia layanan yang akan melakukan riset pasar, mengembangkan strategi pengadaan untuk barang atau layanan, dan melakukan prakualifikasi calon sebelum proses lelang.

Berbagai alat dan teknologi yang sekarang tersedia menyediakan data dan informasi yang kaya yang sebelumnya tidak pernah dapat diakses oleh pembeli. Hal ini memungkinkan mereka untuk meninjau dan menganalisis pola permintaan dan tingkat layanan dari pemasok untuk menginformasikan pengambilan keputusan di masa depan dan strategi kategori untuk item terkait.

Oleh : Zaroni, Senior Consultant Supply Chain Indonesia | Direktur Treasury CILT Branch Indonesia

Editor : Sigit

Foto : Truckmagz

 

 

 



Sponsors

logo-chinatrucks300 327pix