Jalan Panjang Standarisasi Logistik Nasional

26 / 07 / 2021 - in Kontributor Ahli

Logistik bisa dipandang dalam perspektif biaya dan nilai tambah. Logistik berimplikasi pada biaya, utamanya biaya transportasi dan pergudangan. Logistik menggerakkan arus barang, informasi, dan uang. Untuk menjalankan fungsi logistik diperlukan sumber daya. Sumber daya berupa kendaraan, peralatan, pergudangan, tenaga kerja, modal, teknologi, dan infrastruktur logistik.

Meski logistik berimplikasi biaya, logistik mampu memberikan nilai tambah bagi pelanggan. Nilai tambah ini diberikan oleh fungsi logistik dalam menciptakan nilai waktu (time utility), nilai tempat (place utility), dan nilai bentuk (form utility).

Sebuah barang akan semakin bernilai manakala tersedia pada lokasi yang tepat, waktu yang tepat, dan bentuk yang tepat. Nilai tambah seperti ini bisa dilakukan oleh fungsi logistik. Jadi, walaupun logistik berimplikasi biaya, pelanggan mendapatkan nilai tambah barang karena ada kegiatan logistik. Idealnya, manfaat nilai tambah yang didapatkan pelanggan lebih besar daripada biaya logistik yang dibayar pelanggan. Ini menjadi tantangan para pelaku penyedia jasa logistik.

Material – istilah yang digunakan untuk barang, produk, dan komoditas, digerakkan oleh sistem logistik. Dari titik lokasi asal (origin) sebagai produsen atau penjual ke titik lokasi tujuan (destination) sebagai pembeli. Setiap material memiliki karakteristik dan persyaratan tersendiri dalam proses handling, pengangkutan, dan penyimpanannya.

Material hasil pertanian dan peternakan, yang dikategorikan sebagai perishable goods, memerlukan handling khusus, armada kendaraan dan pergudangan dengan temperatur dan kelembaban tertentu, untuk menjaga kualitas, kebersihan, dan kandungan isinya.

Logistik sebagai proses manajemen, tolok ukurnya jelas, yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi logistik dicapai bila biaya logistik paling rendah. Tidak ada kriteria khusus, biaya logistik yang paling rendah itu berapa. Seringkali, untuk menilai apakah biaya logistik perusahaan atau biaya logistik agregat dalam lingkup nasional itu sudah efisien atau belum, kita menggunakan parameter rasio biaya logistik terhadap beban pokok penjualan (cost of goods sold), penjualan, atau secara nasional sering digunakan rasio biaya logistik terhadap GDP (gross domestics product). Rasio biaya logistik selalu diupayakan untuk terus menurun.

Persoalan kedua adalah efektivitas logistik. Sebagai suatu proses, manajemen logistik menghasilkan service. Service ini adalah menggerakkan atau menyediakan material atau produk secara tepat jenis, tepat waktu, tepat kuantitas, tepat kualitas, tepat lokasi, tepat penerima, dan tepat biaya. Sasaran logistics service ini sering dikenal dengan sebutan “7 rights”.

Persoalannya, bagaimana menjalankan sistem logistik yang efisien dan efektif? Dari perspektif mikro – produsen dan penyedia jasa logistik, persoalan efisiensi dan efektivitas logistik merupakan persoalan manajemen. Mulai dari strategi, taktik, sampai manajemen operasional. Perencanaan, penerapan, dan pengendalian manajemen logistik secara best practice akan mampu menghasilkan logistics service yang andal dan efisien.

Kinerja logistik dalam tataran mikro dipengaruhi oleh kebijakan dan kualitas infrastruktur logistik negara. Selain sarana, untuk menjalankan logistik diperlukan infrastruktur prasarana seperti pelabuhan, jalan raya, jembatan, bandar udara, rel kereta api, dan lain-lain. Selain itu, logistik memerlukan ICT dan layanan dari pemerintah, seperti customs.

Infrastruktur logistik merupakan barang publik (public goods). Barang yang harus disediakan oleh negara. Pengelolaannya bisa dilakukan oleh BUMN sebagai representasi pemerintah atau kerjasama dengan swasta (private partnership). Negara berkewajiban menyediakan infrastruktur dan layanan publik untuk operasional logistik.

Logistik yang efisien menjadi dambaan setiap warga negara. Logistik yang mampu mendistribusikan barang yang mencukupi kebutuhan warga dengan biaya terendah. Mewujudkan logistik yang efisien diperlukan standardisasi sistem logistik. Standardisasi menjadi kebutuhan mendesak untuk mewujudkan logistik yang efisien.

Standardisasi merupakan pembakuan input, proses, dan output. Output adalah hasil dari suatu sistem. Sejatinya output logistik adalah service level dan cost. Setidaknya, ada dua standardisasi output logistik, yaitu penentuan KPIs (key performance indicators) dan penetapan target KPIs-nya. Pemilihan KPIs dan target KPIs mengacu pada best practice dan standar kelas dunia. KPIs service level logistik adalah order fulfillment lead time, perfect order fulfillment, delivery performance, picking accuracy, supply chain response time, production flexibility, supply chain management cost, capacity utilization, equipment utilization, order cycle time, on-time delivery, dan lain-lain.

Sementara KPIs untuk standardisasi cost adalah ROCE, cost per case, cost per vehicle, cost per kilometre, cost per pallet, average earnings per driver, maintenance costs per vehicle, cost per journey, damage repairs per vehicle, kilometres per litre per vehicle, percentage journey out of schedule, percentage of driver absent, percentage of breakdowns,

Sebagai suatu sistem, logistik merupakan layanan distribusi barang yang ditentukan oleh input dan proses. Input sistem logistik berupa sumber daya manusia (SDM), sarana, dan prasarana. Dalam konteks logistik perusahaan, SDM adalah semua orang yang bekerja untuk menjalankan aktivitas logistik. Mereka adalah sopir (driver), co-driver, kerani, supervisor transportasi, operator gudang, supervisor gudang, manajer logistik, manajer SCM, staf procurement, dan lain-lain. Di tataran pemerintahan, SDM logistik adalah para birokrat sebagai perumus kebijakan, pengawas peraturan, dan aparatur sipil negara (ASN) penyelenggara pelayanan publik di bidang logistik.

Standardisasi kompetensi SDM ini telah dilakukan melalui SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) untuk sektor transportasi dan pergudangan. Saat ini SKKNI untuk okupasi sektor logistik adalah warehouse operator, logistics administrative officer, warehouse supervisor, freight forwarder, truck driver, dan supply chain manager. SKKNI perlu terus dikembangkan, diperbaharui, dan diperluas untuk setiap jenis okupasi di sektor transportasi dan pergudangan. Sertifikasi SDM logistik untuk menjamin bahwa aktivitas logistik dilakukan oleh orang-orang yang benar-benar kompeten di bidang logistik.

Digitalisasi logistik
Digitalisasi proses logistik perlu segera diterapkan secara luas. Digitalisasi sebagai pijakan awal dalam menstandardisasi logistik. Tidak ada lagi proses logistik yang dilakukan secara manual menggunakan kertas. Semua proses logistik akan “paperless”.

Saat ini proses logistik masih banyak yang dilakukan secara manual. Setiap pergerakan barang dicatat dalam formulir manifest. Perusahaan penyedia jasa logistik menggunakan formulir manifest yang berbeda-beda. Penulisan formulir sebagai input transaksi dilakukan berulang-ulang. Mulai dari titik awal pengangkutan barang sampai pembongkaran (unloading) barang.

Risiko kekeliruan penulisan kerap terjadi. Belum lagi kalau harus berpindah kendaraan atau pindah antarmoda. Tidak ada standar format isi formulir. Proses manual dan tidak ada standardisasi formulir dalam logistik ini akan menyebabkan waktu pengerjaan administrasi lebih lama dan berisiko kekeliruan penulisan. Bila proses logistik masih manual, bagi transporter dan 3PL akan kesulitan dalam melakukan penagihan (invoicing). Pasalnya, salah satu persyaratan penting dalam invoicing adalah BAST (Berita Acara Serah Terima) atau POD (proof of delivery). BAST lama didapatkan, karena menunggu sopir kembali ke pangkalan untuk menyerahkan ke bagian administrasi penagihan. Standardisasi formulir dan digitalisasi proses logistik akan mengatasi persoalan seperti ini.

Digitaliasi menuntut pengkodean dalam penamaan. Kode ini bisa dalam bentuk angka, huruf, atau kombinasi keduanya. Pengkodean akan memudahkan dalam pembacaan dan pembuatan barcode dan QR. Di logistik, pengkodean telah lama diterapkan di dunia penerbangan untuk menyebut kota di mana bandara berada sesuai kode ICAO (International Civil Aviation Organization) dan IATA (International Air Transport Association). Kita mengenal BDO untuk penyebutan Bandung, BWX untuk Banyuwangi, CXP untuk Cilacap, TJQ untuk Tanjungpandan, dan lain-lain.

Sementara BSN (Badan Standardisasi Nasional) dalam SNI 7657:2010 telah menstandardisasikan nama dan singkatan kota di Indonesia. Singkatan ABE untuk Abepura, ADW untuk Adiwerna, MLP untuk Malimping, YYK untuk Yogyakarta, WKK untuk Walikukun, dan seterusnya.

Standardisasi singkatan kota ini sangat penting. Selain mengurangi jumlah karakter, singkatan akan memudahkan dalam digitalisasi. Kantor Pos, Telkom, dan KAI telah lama menggunakan singkatan kota untuk kepentingan komunikasi perhubungan dinas. Penyebutan bd untuk Bandung, cmi untuk Cimahi, ks untuk Kudus, dan yk untuk Yogyakarta, boo untuk Bogor jamak digunakan oleh Pak Pos untuk penulisan nota dinas. Singkatan atau pengkodean nama kota perlu diterapkan dalam penulisan data untuk digitalisasi logistik.

Penggunaan kodepos akan memudahkan dalam digitilisasi proses logistik. Kodepos yang merupakan karya dan legacy kantorpos memberikan banyak manfaat dalam logistik. Banyak nama kota yang mirip atau bahkan sama, namun berbeda lokasinya. Kediri, nama kota di Jawa Timur. Ternyata, Kediri juga nama kecamatan di Tabanan, Bali. Jombang, selain nama salah satu kota di Jawa Timur, Jombang juga nama kelurahan di Ciputat, Tangerang Selatan.

Selain itu, banyak nama kota di Indonesia yang mirip, seperti Purwakarta dan Purwokerto, Probolinggo dan Purbalingga, Pare dan Pare Pare, dan sebagainya. Karenanya, penulisan nama kota yang diikuti kodepos akan memastikan keakuratan pengantaran barang. Penggunaan kodepos akan memudahkan dalam digitalisasi logistik.

Digitalisasi logistik memungkinkan penghematan proses dan waktu administrasi logistik. Pencatatan transaksi cukup dilakukan sekali. Proses seterusnya, setiap pergerakan dan perpindahan barang akan dibaca melalui barcode reader, RFID, QR, dan lain-lain. Informasi posisi, status, dan pergerakan barang akan dapat diketahui secara real time dengan menggunakan perangkat apa pun yang terkoneksi dengan internet. Perpindahan barang antarmoda akan mudah dimonitor.

Hasil dari digitalisasi logistik ini dampaknya sungguh luar biasa. Informasi pergerakan barang dari suatu lokasi ke lokasi lain akan dapat dipetakan dari detik ke menit, menit ke jam, sehari, seminggu, sebulan, setahun, dan seterusnya. Informasi ini akan melimpah dan bernilai tinggi untuk pengambilan keputusan operasional dan kebijakan logistik. Informasi ini menjadi big data logistik. Big data tidak hanya data terstruktur, namun big data juga dapat menangkap data tidak terstruktur.

Bagi perusahaan, big data analytics akan memberikan banyak wawasan (insight), seperti pola demand, pangsa pasar, preferensi pelanggan, peta persaingan, utilisasi truk, area mana yang selalu tepat waktu dalam pengantaran, pasokan dan permintaan barang di setiap daerah, daerah mana yang surplus komoditas pertanian tertentu, daerah mana yang minus, pada jam berapa pengantaran barang dilakukan, rute mana yang paling cepat, skedul keberangkatan dan kedatangan, dan lain-lain. Bagi 3PL, insight dari big data logistik ini menjadi dasar dalam pengembangan strategi logistik dan layanan pelanggan. Dari big data analytics ini akan mendorong efisiensi dan logistik yang tanpa hambatan (seamless). Baik hambatan birokrasi. Hambatan administrasi, maupun hambatan proses transaksi.

Jalan panjang
Banyak manfaat yang diperoleh dari standardisasi dan digitalisasi logistik. Efisiensi dan seamless logistik terwujud. Ujungnya, biaya logistik agregat dapat berkurang. Badan Penelitian dan Pengembangan Perhubungan menyebut penurunan biaya logistik pada level 18% terhadap produk domestik bruto (PDB).

Standardisasi logistik di Indonesia mendesak untuk dilakiukan. Meski implementasinya tidaklah mudah. Tantangannya banyak. Barang atau komoditas beragam. Terutama komoditas pertanian. Setiap komoditas karakteristiknya berbeda. Satuan pengukuran barang pun berbeda. Ada liter, kilogram, kubik, karton, pallet, kontainer, dan lain-lain. Kebutuhan moda, kapasitas, temperatur, dan kelembaban dalam transportasi dan pergudangan pun berbeda.

Selain itu, transaksi logistik melibatkan banyak pihak. Produsen, distributor, grosir, pengecer, konsumen, transporter, pengelola gudang, dan lain-lain. Standardisasi pun melibatkan banyak pihak dengan variasi formulir, peralatan, dan moda transportasi.

Karenanya, memulai standardisasi logistik perlu prioritas. Prioritas ini bisa dimulai dari penetapan jenis komoditas barang kebutuhan pokok dan barang penting, baik hasil pertanian maupun hasil industri. Selain itu, prioritas standardisasi logistik adalah proses logistiknya, mulai dari standardisasi formulir, standardisasi aktivitas logistik melalui penyusunan SOP proses transportasi dan pergudangan, standardisasi peralatan, kendaraan, dan gudang, dan standardisasi kompetensi operator logistik.

Selanjutnya setelah standardisasi proses logistik, langkah berikutnya adalah digitalisasi logistik. Digitalisasi logistik akan mudah dilakukan bila proses logistik telah distandardisasi. Dengan digitalisasi, tidak ada lagi penggunaan kertas dalam pencatatan setiap transaksi logistik.

Siapa yang harus melalukan standardisasi dan digitalisasi proses logistik ini? Pemerintah dalam hal ini Kementerian Perekonomian menjadi fasilitator kementerian dan lembaga pemerintahan terkait, perusahaan produsen, baik manufaktur maupun sektor pertanian, transporter, perusahaan penyedia jasa logistik, perusahaan penyedia jasa ICT seperti Telkom, dan dukungan aktif dari asosiasi dan komonitas logistik seperti ALFI, SCI, INSA, Asdeki, dan lain-lain. Perguruan tinggi diharapkan turut berkontribusi dalam standardisasi dan digitalisasi proses logistik ini.

Tidak ada kata terlambat dalam setiap mengerjakan sesuatu. Pekerjaan bersama standardisasi dan digitalisasi proses logistik ini perlu komitmen untuk memulai dan menuntaskannya. Tidak bisa tidak. Standardisasi dan digitalisasi menjadi salah satu cara untuk meningkatkan service level layanan logistik dan sekaligus mengurangi biaya logistik. Bila ini terwujud, daya saing produk, perusahaan, bahkan daya saing negara pun akan meningkat. Jalan panjang dalam menapakinya.

Oleh : Zaroni | Senior Consultant, Supply Chain Indonesia, Direktur Treasury CILT Branch Indonesia

Editor : Sigit

Foto : TruckMagz



Sponsors

logo-chinatrucks300 327pix