Pada masa lalu, banyak kalangan yang memandang warehouse sebagai cost center. Warehouse tidak lebih sebagai tempat penyimpanan barang yang tidak memberikan nilai tambah. Warehouse hanya sebagai unit atau divisi yang menimbulkan biaya. Oleh karena itu, tidak banyak pengembangan dan inovasi yang dilakukan dalam pengelolaan warehouse.
Sejatinya keberadaan dan fungsi warehouse sangatlah sederhana. Ursula Andress (lahir tahun 1936), aktris film kelahiran Swiss yang membintangi film-film ternama pernah berujar, “If I don’t have room for an item, I put it in warehouses”. Sesederhana itu. Fungsi utama warehouse sebagai tempat penyimpanan berbagai barang yang sangat diperlukan manakala tidak ada lagi ruangan untuk menaruhnya.
Dalam konteks perdagangan dan distribusi fungsi warehouse kemudian berkembang. Awalnya, warehouse menjadi tempat persinggahan (trans-shipment point) di mana barang-barang diterima untuk selanjutnya dikirim secepatnya dengan biaya yang paling efisien.
Selama beberapa tahun, secara prinsip tidak banyak yang berubah dari proses dan aktivitas warehouse. Di dalam warehouse, aktivitas utama yang dilakukan adalah penerimaan barang, pemeriksaan barang, penempatan barang ke rak-rak atau tempat penyimpanan, penerimaan dan proses order untuk pengambilan barang dari lokasi tempat penyimpanan, pemenuhan barang-barang sesuai order, dan penyiapan pengiriman barang. Di dalamnya, termasuk beberapa aktivitas tambahan seperti pelabelan, perakitan, dan pengepakan.
Sepanjang tahun aktivitas utama yang dilakukan dalam pengelolaan warehouse seperti itu. Beberapa perbaikan warehouse dilakukan terutama pada modernisasi proses otomatisasi, penggunaan teknologi peralatan, penerapan sistem ICT, dan penerapan sistem pengukuran kinerja pengelolaan warehouse.
Pentingnya Persediaan
Pertanyaan mendasar sering kali diajukan: mengapa kita harus menyimpan barang? Pertanyaan ini mengarahkan pada jawaban pentingnya persediaan. Kebutuhan adanya persediaanlah yang mendorong perlunya warehouse. Tanpa persediaan tidak lagi diperlukan warehouse. Oleh karena itu menjadi penting bagi kita untuk memahami alasan atau pertimbangan mengapa kita harus menyimpan barang sebagai persediaan.
Dalam bisnis, persediaan banyak macamnya. Kita mengenal persediaan bahan baku (raw material inventory), yaitu bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi. Pada produksi air minum dalam kemasan misalnya, persediaan bahan baku ini berupa air mineral. Selain bahan baku, proses produksi memerlukan bahan penolong seperti komponen (spareparts), kemasan, label, dan lain-lain. Perusahaan perlu menyiapkan dan menyimpan persediaan bahan baku dan bahan penolong untuk menjamin ketersediaan bahan baku dalam proses produksi.
Selain persediaan bahan baku, dalam proses produksi kita menemukan persedian barang dalam proses (work–in process). Persediaan ini sifatnya sementara. Seringkali tidak memerlukan penyimpanan di warehouse, karena langsung diproses menjadi persediaan barang jadi (finished goods). Persediaan barang jadi inilah yang umumnya memerlukan penyimpanan di warehouse sampai produk dijual dan didistribusikan ke saluran distribusi seperti distributor, grosir, dan toko pengecer.
Warehouse berperan penting dalam pengelolaan persediaan. Dalam konteks supply chain, adanya persediaan diperlukan untuk mengantisipasi pola permintaan yang tidak pasti dan fluktuatif. Dalam dunia yang penuh dengan ketidakpastian, perlu persediaan. Ketidakpastian dalam permintaan barang maupun pasokan barang. Pasokan beberapa barang sangat dipengaruhi oleh cuaca dan musim, terutama komoditas pertanian. Demikian juga pola permintaan yang banyak dipengaruhi oleh selera konsumen, tingkat persaingan, produk subsitusi, produk komplementer, perubahan income masyarakat, dan lain-lain. Perubahan parameter ini menentukan pola permintaan.
Pertimbangan biaya transportasi dan pengiriman barang seringkali menjadi alasan banyak perusahaan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar. Ada trade-off antara biaya transportasi dengan biaya penyimpanan barang. Perusahaan yang menyimpan barang dalam jumlah besar dapat menekan biaya transportasi, karena tidak perlu sering melakukan order pengiriman barang dari pemasok. Namun, persediaan barang yang besar memerlukan kapasitas warehouse yang besar sehingga menimbulkan biaya warehouse yang besar.
Adanya keinginan mendapatkan diskon atau pengurang harga pembelian sering menjadi pertimbangan perusahaan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar. Umumnya, diskon harga pembelian diberikan penjual bila pembelian dilakukan dalam jumlah besar (bulk buying). Perusahaan perlu mempertimbangkan trade-off antara besaran diskon yang diperoleh dengan biaya penyimpanan barang per unit, selain risiko kadaluarsa barang karena disimpan terlalu lama.
Jarak antara lokasi pabrik dengan konsumen menjadi pertimbangan dalam penyimpanan barang di warehouse. Seberapa cepat perusahaan dalam memenuhi order pembelian dari konsumennya sampai barang diterima oleh konsumen – dalam supply chain dikenal dengan istilah lead time, menjadi pertimbangan penting dalam penentuan jumlah persediaan barang. Dalam hal ini, fungsi warehouse menjadi fasilitas untuk penyimpanan barang sehingga memungkinkan lead time semakin singkat.
Selain pertimbangan seperti yang dijelaskan di atas, alasan penyimpanan persediaan bisa disebabkan oleh kebutuhan perusahaan dalam mengantisipasi proses produksi yang terhenti (production shutdown), antisipasi untuk peningkatan permintaan produksi atau penjualan, dan mengelola seasonality.
Bahkan pada beberapa jenis barang tertentu, seperti wine, sigaret rokok kretek, batu dan logam mulia, dan barang-barang seni antik, semakin disimpan pada periode yang lama, semakin meningkatkan nilai barang. Pertimbangan penyimpanan barang untuk meningkatkan nilai barang ini sering dikenal sebagai investment stocks.
Begitu pun bagi organisasi, perusahaan, dan lembaga publik, penyimpanan dokumen dalam periode waktu tertentu menjadi kewajiban (mandatory), seperti penyimpanan faktur, dokumen pajak, surat berharga, dan lain-lain. Semuanya ini menjadi pertimbangan penting, mengapa perusahaan harus menyimpan barang atau segala sesuatu di warehouse.
Peran Warehouse
Selain fungsi dasar warehouse sebagai tempat penyimpanan barang, dalam perspektif supply chain fungsi warehouse untuk konsolidasi, transit barang, break-bulk, pusat cross-dock, pusat penyortiran, fulfillments center, reverse logistics center, dan public sector services.
Fungsi yang diperankan warehouse tersebut menentukan operasional warehouse. Dalam fungsinya sebagai konsolidasi dan transit barang misalnya, warehouse berperan sebagai titik pengumpulan barang-barang yang diterima dari berbagai pasokan pabrik atau pemasok sebelum dikirim dengan menggunakan alat transportasi untuk didistribusikan ke penerima. Dengan konsolidasi barang memungkinkan dicapai efisiensi biaya transportasi.
Warehouse yang diposisikan sebagai trans-shipment atau break-bulk center menerima kuantitas barang dalam jumlah besar dari pemasok untuk selanjutnya dipecah (break-bulk) dalam jumlah kecil yang akan didistribusikan ke berbagai lokasi penerima (last-mile delivery). Fungsi warehouse sebagai trans-shipment atau break-bulk center ini sering kita temui di distribution center yang mengelola barang-barang dari berbagai produk atau merek untuk didistribustikan ke toko-toko pengecer seperti pasar tradisional, pasar modern, dan mini market.
Dalam perkembangannya, fungsi warehouse pun meluas menjadi cross-dock centers untuk pertukaran barang (clearing house) antarmoda transportasi sehingga dicapai kecepatan dan efisiensi biaya transportasi; sortation center yang kerap kita jumpai di perusahaan-perusahaan kurir seperti kantor pos yang melakukan fungsi penyortiran kiriman untuk diantar ke penerima; fulfillment center yang banyak dioperasikan oleh penyedia layanan e-dagang.
Perhatian dan kepedulian dunia usaha terhadap lingkungan dan keberlanjutan planet bumi mendorong perusahaan mengelola reverse logistics untuk mengumpulkan dan menarik produk recycle. Pengelolaan reverse logistics memerlukan warehouse sebagai drop center penerimaan produk-produk recycle dari konsumen dan warehouse penyimpanan produk-produk recycle sebelum diolah menjadi bahan baku yang digunakan kembali (reuse) untuk proses produksi produk jadi. Jepang merupakan salah satu negara yang sangat peduli terhadap isu lingkungan. Di sana, kita banyak menjumpai fungsi warehouse sebagai reverse logistics center untuk pengelolaan produk recycle.
Perhatian pemerintah terhadap penanggulangan bencana mendorong kebutuhan akan warehouse untuk penyimpanan bantuan kemanusian dan peralatan yang diperlukan untuk penanggulangan bencana. Warehouse untuk peran ini dikenal dengan public warehouse, karena dikelola oleh pemerintah atau Lembaga publik. BNPB (Badan Nasional Penanggulangan Bencana) merencanakan pembangunan warehouse penanggulangan bencana di enam lokasi yang tersebar di berbagai kota disesuaikan dengan potensi risiko dan karakteristik jenis bencana.
Penentuan Kapasitas dan Lokasi Warehouse
Persoalan berikutnya, berapa jumlah dan kapasitas warehouse yang perlu disiapkan untuk menyimpan persediaan? Di manakah lokasi warehouse?
Penentuan kapasitas dan lokasi warehouse sering menjadi keputusan strategik perusahaan. Seringkali menjadi perdebatan dalam pembahasan dalam strategic meeting para leader perusahaan: Apakah sebaiknya kapasitas warehouse ditingkatkan atau diturunkan?
Kapasitas warehouse ini mencakup luas dan jumlah warehouse. Pertanyaan strategik tersebut mengemuka bukan tanpa alasan dan jawaban. Sebab apa, keputusan penentuan kapasitas warehouse akan memengaruhi kinerja perusahaan secara keseluruhan, utamanya pelayanan pelanggan dan biaya logistik yang harus ditanggung perusahaan. Oleh karena itu, menjadi penting untuk dipahami berapa kapasitas warehouse yang harus disiapkan perusahaan.
Sayangnya, tidak ada jawaban yang pasti. Penentuan kapasitas warehouse perusahaan bergantung pada karakteristik produk dan pengguna warehouse. Pertimbangan kuantitatif dan kualitatif dalam penentuan kapasitas warehouse perlu disimulasikan, sehingga didapatkan berapa kapasitas warehouse yang tepat.
Keputusan strategik berikutnya adalah penentuan lokasi warehouse. Di manakah lokasi warehouse sebaiknya dibangun?
Seperti halnya penentuan kapasitas warehouse, pemilihan lokasi warehouse melibatkan serangkaian pertimbangan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Umumnya, pertimbangan dalam pemilihan lokasi warehouse didasarkan pada (Gwynne Richards, 2014):
biaya perolehan atau sewa tanah dan bangunan;
akses pada jaringan dan moda transportasi;
ketersediaan dan keterampilan tenaga kerja;
akses transportasi untuk staf;
ketersediaan pendanaan atau grant;
ketersediaan dan biaya utilities seperti air dan telekomunikasi;
kelancaran aliran arus barang;
akses infrastruktur logistik seperti pelabuhan dan bandar udara;
kedekatan dengan lokasi pemasok, pabrik, dan konsumen;
potensi risiko kawasan terdekat seperti depo penyimpanan oli, bahan bakar, yang menyebabkan risiko kebakaran.
Secara spesifik, Tufan, Nihan, dan Kahraman (2010) memberikan panduan kriteria pemilihan lokasi warehouse sebagai berikut.
Cost: biaya perolehan atau sewa tanah dan bangunan, biaya tenaga kerja, biaya transportasi, pajak, dan handling costs;
Makro: kebijakan pemerintah, regulasi industri, kawasan industri dan pergudangan, stabilitas politik, dan keamanan;
Karakterisik tenaga kerja: ketersediaan tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, akses transportasi pekerja, dan industrial relations;
Infrastruktur: ketersediaan akses jaringan dan moda transportasi, pelabuhan, bandar udara, terminal, stasiun kereta api, sistem telekomunikasi, listrik dan air, kualitas dan keandalan sistem transportasi;
Lingkungan: geografi, jauh dari limbah pabrik, kondisi cuaca, banjir, kepadatan, dan lain-lain;
Pasar: kedekatan dengan pelanggan, pemasok, produsen, pabrik, trafik, lead time, dan respons pelanggan.
Berbagai pertimbangan tersebut disimulasikan secara geografis untuk menentukan center of gravity, sehingga diperoleh lokasi warehouse yang paling tepat.
Warehouse memainkan peran penting dalam supply chain. Keberadaan warehouse untuk menghubungkan dan menjadi media intermediary antara pemasok dan pabrik, distributor, pengecer, dan konsumen. Warehouse memungkinkan pasokan dan pemenuhan barang secara tepat dan efisien, yang menjadi fasilitas pentingnya penyimpanan persediaan barang.
Perkembangan fungsi dan operasi warehouse dalam dekade terakhir semakin pesat seiring dengan peningkatan arus pemenuhan dan pengiriman barang dalam model e-dagang. Warehouse telah meluas fungsinya tidak sekadar tempat penyimpanan barang. Kini warehouse telah berperan dalam fungsi consolidation, cross-dock, dan fulfillment center. Bahkan warehouse kini berperan sebagai reverse logistics center.
Referensi
Richards, Gwynne, Warehouse Management: A Complete Guide to Improving Efficiency and Minimizing Costs in The Modern Warehouse, 2nd Edition, 2014, Kogan Page.
Zaroni
Head of Consulting Division | Supply chain Indonesia
Editor : Sigit
