Standar Operasional Prosedur (SOP) yang tak pernah diperbarui bisa menjadi bom waktu dalam operasional perusahaan. Hal ini disampaikan oleh Renan Hafsar, Investigator Keselamatan Pelayaran KNKT pada diskusi di grup Telegram Truckmag yang menekankan pentingnya memperbarui SOP secara berkala untuk menjaga relevansi dan keselamatan.
“Banyak perusahaan merasa puas begitu memiliki SOP, seolah-olah itu adalah pencapaian final. Padahal, SOP bukanlah akhir, melainkan awal dari perbaikan kualitas pekerjaan,” ujar Renan. Ia menekankan bahwa SOP adalah dokumen hidup yang harus selalu relevan dengan kondisi terkini. SOP: Bukan Sekadar Dokumen, Melainkan Penjamin Kualitas
Renan menjelaskan bahwa SOP bertujuan untuk memastikan konsistensi produk atau jasa yang diberikan perusahaan kepada konsumen. “Misalnya, Anda membeli teh di waralaba tertentu di mana pun, rasanya pasti sama. Itu terjadi karena mereka memiliki SOP yang baku,” jelasnya. Namun, ia mengingatkan bahwa dunia terus berubah, mulai dari masuknya karyawan baru, teknologi baru, hingga perubahan aturan. Semua itu harus tercermin dalam SOP yang diperbarui.
Ia mengkritik beberapa perusahaan yang hanya membuat SOP demi mendapatkan sertifikat ISO. “Kalau SOP hanya dibuat untuk mengejar sertifikasi, itu paradigma yang keliru. Perusahaan harus melihat SOP sebagai alat untuk terus meningkatkan kualitas, bukan hanya untuk menggugurkan kewajiban,” tambahnya.
Renan menyebutkan bahwa SOP perlu direvisi setiap kali ada perubahan yang membuat prosedur lama menjadi usang. Ia mencontohkan situasi sederhana: “Jika SOP mengatakan laporan harus diletakkan di rak loket sisi kanan workshop, lalu gedung direnovasi dan loketnya dipindahkan, maka SOP itu harus direvisi. Jika tidak, pegawai baru yang mengikuti SOP lama bisa salah menempatkan laporan, yang akhirnya memicu kesalahan operasional.”
Lebih jauh, ia mengingatkan risiko besar akibat kelalaian dalam revisi SOP. “Pernah ada kasus helikopter yang mendarat di kapal, namun mengalami kecelakaan karena sling tidak diikat dengan benar. SOP yang digunakan masih mengacu pada model kapal lama sebelum adanya peralatan baru. Hal kecil seperti ini bisa berdampak fatal,” katanya.
Renan menegaskan bahwa revisi SOP tidak boleh dilakukan sembarangan. Ada tiga elemen penting dalam sejarah revisi yang harus dicatat sepertiNomor revisi – Setiap perubahan harus diberi nomor revisi yang jelas; Bagian yang direvisi – Semua bagian yang terdampak harus disebutkan secara spesifik; Tanggal peluncuran – Waktu revisi harus terdokumentasi agar mudah dilacak di masa depan.
“Dokumen SOP harus bisa bercerita sendiri tanpa perlu penjelasan dari pembuatnya, karena siapa tahu pembuatnya sudah resign, cuti panjang, atau bahkan meninggal,” ujarnya.
Renan juga menyarankan program hazard finding sebagai cara untuk mendorong revisi SOP secara proaktif. “Setiap pegawai bisa diminta untuk menemukan minimal satu potensi bahaya setiap bulan. Masukan ini dapat langsung disampaikan ke bagian HSSE (Health, Safety, Security, Environment) tanpa birokrasi panjang,” jelasnya.
Renan memperingatkan perusahaan yang SOP-nya sudah usang, terutama yang lebih dari dua tahun tanpa revisi. “Segera lakukan evaluasi. Jangan malu untuk mengakui bahwa SOP perlu diperbarui. Malulah jika kecelakaan terjadi karena SOP yang ketinggalan zaman,” tegasnya.
Dengan paradigma bahwa SOP adalah dokumen yang hidup, Renan berharap perusahaan-perusahaan dapat menggunakannya sebagai alat strategis untuk meningkatkan kualitas dan keselamatan, bukan hanya sebagai formalitas. "Ingat, SOP yang baik bukan hanya memastikan pekerjaan selesai, tetapi juga memastikan pekerjaan dilakukan dengan aman dan efisien," tutupnya.
Editor : Sigit Foto: truckmagz
