Gudang yang bersih dan tertata rapi akan memberikan dampak peningkatan produktivitas dan kinerja organisasi. Penerapan 5S di gudang akan memberikan manfaat bagi organisasi. Tidak hanya menjadikan gudang lebih lapang, rapi, teratur, dan bersih. Lebih dari itu, manfaat 5S akan membuat proses operasi gudang lebih efisien sehingga tidak ada proses kerja yang harus diulang (rework). Termasuk juga tidak ada kekeliruan pengambilan (picking) dan pengiriman jenis barang untuk memenuhi permintaan pesanan.
5S atau 5C juga dikenal sebagai 5R yang berasal dari Jepang. Dikenal dengan nama Genba Kanri. 5S berfokus pada pengorganisasian secara efektif terhadap tempat kerja dan standardisasi prosedur kerja (lihat Gambar 1). 5S menyederhanakan proses, mengurangi pemborosan, mengurangi aktivitas yang tidak menambah nilai sekaligus meningkatkan kualitas, efisiensi, dan produktivitas. Kadang-kadang ‘Safety’ dimasukkan sebagai S keenam. Metode ini efektif untuk melibatkan pekerja dalam proses perbaikan. Selain itu, pekerja merasa memiliki area kerja mereka, serta bangga dengan tampilan dan kinerjanya.
Kapan Digunakan
5S digunakan ketika perusahaan ingin meningkatkan efisiensi. Baik efisiensi di dalam gudang maupun di ruangan kerja. 5S juga untuk menanamkan budaya perbaikan terus-menerus.
Bagaimana Menggunakannya.
Penggunaan 5S perlu dilakukan dalam urutan yang benar. Anda perlu memberikan tanggung jawab individu untuk setiap tugas dan area kerja masing-masing di dalam gudang. Berikut ini penggunaan 5S di gudang.
S pertama Sort (ringkas, seiri, atau clear out) memfokuskan pada pemindahan jenis barang yang tidak perlu dari area kerja. Mencakup stok usang dan rusak. Stok berlebih. Peralatan rusak, palet rusak, dan kemasan yang belum diperlukan harus dipindahkan dari area kerja. Ringkas juga menghilangkan atau setidaknya mengurangi pergerakan yang tidak perlu di dalam gudang. Misalnya, lorong silang (cross-aisle) di dalam area pengambilan akan mengurangi jumlah perjalanan yang dilakukan oleh operator. Barang-barang yang ditandai untuk dibuang dapat dimasukkan ke dalam area penyimpanan. Sampai tercapai kesepakatan mengenai apa yang harus dilakukan dengan barang-barang tersebut. (Gambar 2: cross-aisle di gudang – sumber: http://uofllogistics.org/?project=aisle-designs-for-unit-load-warehouses-2)
S kedua Straighten (rapi, seiton, atau configure) berfokus pada penempatan barang yang efisien dan efektif. Misalnya, pelabelan lokasi dan meletakkan barang yang sering digunakan di lokasi yang mudah diakses. Papan bayangan (shadow board) dapat digunakan untuk memastikan peralatan dikembalikan ke lokasi yang benar. Tanda arah di gudang juga merupakan bagian dari penerapan metode kerja Rapi ini. (Gambar 3: Papan bayangan – sumber: https://www.signgallery.co.uk/services/shadow-boards)
Pekerja gudang harus mengurangi jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menemukan barang. Barang-barang seperti peralatan, palet kosong, dan kemasan harus ditempatkan di area yang mudah dijangkau dekat dengan titik kebutuhan.
S ketiga Shine (resik, seiso, atau clean) muncul setelah Anda membersihkan area dari item yang tidak perlu. Bersihkan area secara menyeluruh dan buat jadwal pembersihan. Hal ini dapat dilakukan pada akhir setiap shift, dengan segera melaporkan kerusakan pada peralatan. Pekerja bangga dengan area kerja yang bersih. Mereka bekerja lebih baik. Gudang yang bersih cenderung lebih efisien. Tempatkan tempat sampah di depan setiap lorong untuk menaruh kertas bekas. Kemasan dan palet yang rusak. Sapu dan tempat debu agar ditempatkan pada tempat yang mudah diakses.
S keempat Standardize (rawat, seiketsu, atau conform) merupakan metode kerja yang menciptakan standar untuk setiap area kerja. Setiap proses kerja di gudang yang menghasilkan prosedur praktik terbaik harus distandarkan dan didokumentasikan. Tujuannya, agar proses kerja ini mudah dibaca dan dipahami oleh pekerja gudang. Beberapa foto atau gambar visual yang menampilkan proses kerja dengan penjelasan teks merupakan contoh-contoh untuk membudayakan metode kerja Rawat.
S kelima Sustain (rajin, shitsuke, atau continually improve) untuk memastikan perbaikan terus-menerus. Pekerja didorong untuk tidak kembali ke praktik kerja sebelumnya yang tidak efisien. Alih-alih pekerja didorong untuk menerima perubahan dan membawa hal-hal ke tingkat yang baru. Pemeriksaan dan audit rutin perlu dilakukan. Pekerja dengan hasil kerja yang meningkat sebaiknya diberikan bonus atau penghargaan.
Saat ini banyak perusahaan telah memperkenalkan S keenam, yang mencakup keselamatan (safety). Dapat dikatakan bahwa keselamatan adalah inti dari operasi. Karena itu, merupakan tambahan yang berharga untuk mentalitas 5S.
Contoh cara menggunakan metode 5S ditunjukkan pada Tabel 1.
Tabel 2 menunjukkan alat audit yang dapat dilakukan di area kerja yang dapat disesuaikan sesuai kondisi operasional gudang.
Gambar 4: 5S warehouse – sumber: https://www.materialhandling247.com
Perusahaan yang telah menerapkan 5S akan terjadi peningkatan kualitas, efisiensi, dan keselamatan kerja. Selain itu, pemborosan dapat dikurangi, dan memberikan rasa kepemilikan kepada pekerja. Penerapan 5S dalam manajemen pergudangan penting untuk meningkatkan kualitas layanan gudang yang efisien dan produktif.
(Referensi: Richards, Gwynne. Warehouse management: a complete guide to improving efficiency and minimizing costs in the modern warehouse – Third edition, 2017)
Oleh : Zaroni, Konsultan Senior Supply Chain Indonesia (SCI) Editor: Antonius
