Kesalahan dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) kerap kali menimbulkan dampak yang signifikan di lapangan. Salah satu kesalahan umum yang sering terjadi adalah kurangnya input dari para pengguna SOP. Renan Hafsar, Investigator Keselamatan Pelayaran KNKT, mengupas tuntas masalah ini dalam diskusi kulgram di Grup TelegrAM Truckmagz pada Rabu (16/10)
"Sering terjadi bahwa SOP dibuat tanpa ada masukan dari mereka yang menggunakannya sehari-hari. Dalam struktur organisasi yang cenderung top-down, seperti semi-otokrasi atau militer, umpan balik sangat minim," ujar Renan Hafsar membuka paparannya. Ia menambahkan bahwa dalam kondisi ini, meskipun SOP bisa cepat diterapkan, akan sulit bagi para pekerja di lapangan untuk memberikan masukan yang sangat berharga.
Renan memberikan ilustrasi yang menggambarkan situasi ini secara sederhana. "Bayangkan seorang tua membuat SOP belanja untuk anaknya. SOP itu mengatur bahwa sang anak harus belanja sesuai daftar dan kembali secepat mungkin. Namun, di lapangan, ternyata ada barang yang kosong, sulit ditemukan, atau ada kendala lain seperti jalan yang basah. Ketika sang anak pulang terlambat atau membawa barang yang salah, ia dinilai buruk. Ini menunjukkan bagaimana SOP yang tidak fleksibel bisa menyebabkan masalah," jelasnya.
Menurut Renan, kasus semacam ini juga sering terjadi di industri transportasi dan logistik. "Jika SOP dibuat dengan melibatkan para pengguna atau pekerja lapangan, maka SOP bisa lebih fleksibel dan adaptif terhadap kondisi nyata di lapangan. Hasilnya akan lebih efisien dan mengurangi potensi kesalahan," katanya.
Selain struktur top-down, Renan juga menyoroti faktor lain yang sering menyebabkan SOP tidak melibatkan input pengguna, yaitu kurangnya pengetahuan atau pengalaman dari pembuat SOP. "Pembuat SOP harus memiliki pemahaman teknis yang memadai. Kadang, karena terburu-buru atau kurangnya waktu, hal ini diabaikan," tambah Renan.
Tidak adanya saluran umpan balik yang terbuka dalam organisasi juga menjadi masalah utama. "Idealnya, ada jalur komunikasi seperti email, rapat periodik, atau kotak saran yang memungkinkan pengguna SOP untuk memberikan masukan. Tanpa itu, kesalahan dalam SOP tidak akan pernah diperbaiki," ungkap Renan. Ia memperingatkan bahwa SOP yang diterapkan tanpa revisi dari pengguna bisa berakibat fatal di lapangan.
Renan juga mengakui bahwa budaya antikritik masih menjadi hambatan besar dalam perbaikan SOP di beberapa organisasi. "Ada pegawai yang ketika memberikan masukan, malah dinonaktifkan atau kontraknya diputus. Ini memang jarang terjadi, tapi sangat mungkin," katanya, menyoroti perlunya budaya yang lebih terbuka terhadap kritik.
Renan menutup diskusi dengan pernyataan penting tentang nilai feedback. "Feedback memang kadang menyakitkan, tapi dari sanalah perbaikan dimulai. Seperti cermin yang membantu kita melihat kekurangan, umpan balik membantu kita memperbaiki SOP agar lebih relevan dan efektif," tutup Renan.
Dalam hal ini pentingnya keterlibatan pengguna SOP dalam penyusunan dan pengembangan prosedur operasional menjadi semakin jelas. Tanpa masukan mereka, SOP berisiko menjadi tidak relevan, bahkan membahayakan dalam pelaksanaannya.
Editor : Sigit Foto : truckmagz
