Begini Cara Lakukan Driver Assessment dalam Fleet Management

21 / 05 / 2020 - in Berita

Fleet management adalah suatu metode yang mengintegrasikan pengelolaan driver-vehicle-system-order untuk mengalirkan barang dan jasa dari produsen ke konsumen untuk mendapatkan nilai tambahan. Nilai tambahan yang dimaksud adalah right time artinya barang tersebut dibutuhkan dalam waktu yang tepat. Lalu, right place artinya di tempat yang tepat. Kemudian, right price yakni biaya yang lebih efisien dalam distribusinya. Berikutnya, right product adalah product yang dikirim sesuai dengan yang dibutuhkan.

Dewan Pakar DPP Asosiasi Pengusaha Truk Indonesia (Aptrindo) Sugi Purnoto menjelaskan lebih lanjut ruang lingkup Fleet Management pada Kulgram (Kuliah Telegram) yang diadakan TruckMagz pada Rabu (20/5) dengan Judul ‘Fleet Management’ yang terdiri dari Driver Management, Ordering Management, Planning, Routing (dispatch) Management, Traffic Management, Customer service Management, Maintenance & Tire Management, Utilization Management, Legal & Liaison Management.

Karena sering terjadi kesalahpahaman mengenai pengertian Fleet Management dan Transport Management, Sugi menjelaskan perbedaannya. “Transport Management, Coverage Jasanya meliputi Line haul, Short Distance atau Freight Forwarding dengan bentuk businessnya lebih lengkap, bisa Trip base, volume atau weight base, maupun rental truk dengan coverage area yang luas. Opportunity business-nya lebih luas karena prospek customernya lebih luas dan juga besar. Sedangkan Fleet Management, coverage jasanya lebih segmented, atau area tertentu atau jenis jasa tertentu. Untuk businessnya lebih spesifik seperti truck rental, dan trip base untuk jarak dekat atau dalam satu area. Opportunity business-nya lebih kecil dan banyak pesaing, karena customernya lebih spesifik,” jelasnya.

Ada tiga jenis fleet management, pertama fleet rental/truck rental yaitu rental untuk periode tertentu dengan all operation dicover oleh pemilik armada seperti: driver, maintenance, dan operation cost. Rental dengan full cost ditanggung oleh customer, baik driver, maintence maupun operation cost. Lalu rental dengan kondisi mixed, yaitu driver dan maintenance ditanggung oleh pemilik armada, dan operation cost ditanggung oleh customer, atau metode yang lain adalah driver dan operation ditanggung oleh customer dan maintenance dicover oleh pemilik armada.

Kedua, Fleet Trip Base artinya kontrak yang dilakukan berdasarkan contract trip dan customer membayar sebanyak trip yang dihasilkan oleh truck berdasarkan jenis truck yang digunakan, misalnya jenis CDE, CDD, Fuso, Tronton, atau Wing Box. Dan kontrak jenis ini ada yang free ada juga yang customer itu membayar minimum trip kepada pemilik armada. Jika volumenya menurun, hal ini untuk menjamin readiness armada pada saat digunakan.

Ketiga, On call fleet contract artinya customer hanya membayar sesuai dengan order yang diminta. Dalam jenis ini tidak ada kewajiban minimum trip untuk guarantee income, karena customer baru order kalau membutuhkan.

Perencanaan Muatan
Perencanaan muatan merupakan kegiatan awal dalam kegiatan operasional fleet management dengan menerima semua order dari bagian distribusi planning atau team sales atau customer. Order planing diterima oleh customer service/CRM yang diteruskan kebagian dispatcher untuk dilakukan shipment planing atau routing, dengan memperhatikan jumlah order yang masuk, nama outlet tujuan pengiriman, tanggal pengiriman, window time atau jam buka outlet yang akan dikirim, tempat loading atau pick up barang dan jam loading.

Sugi melanjutkan paparannya untuk menjelaskan tujuan perencanaan muatan yaitu memastikan semua order yang masuk dari customer bisa direncanakan dengan baik dan dilakukan pengiriman sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan oleh customer. Lalu, memastikan semua armada yang tersedia bisa mendapatkan alokasi order sesuai kapasitas dan urutan dari masing-masing truck.

Outlet mendapatkan urutan atau jadwal pengiriman sesuai dengan planing yang sudah dilakukan sebelumnya, sehingga semua persiapan seperti space, palet, dll tepat sesuai dengan yang dijadwalkan. Yang termasuk dalam jenis routing atau dispatch adalah General Trade/GT atau Traditional Market seperti Distributor, Sub Dist, Toko-toko di pasar, sedangkan Modern Trade/MT adalah DC modern trade dan Outlet Modern trade.

“Tujuan melakukan routing atau dispatch adalah melakukan eksekusi untuk semua order yang masuk atau order yang diberikan oleh semua customer, menentukan urutan antrian loading untuk semua driver dan armadanya, menentukan urutan atau prioritas droping untuk pengiriman yang mengcover multi drop atau beberapa outlet dalam 1 truck,” jelas Sugi.

Loading Process
“Loading process merupakan proses muat kiriman dimana terjadi proses hand over barang dari warehouse (gudang) ke transporter. Ketika terjadi bongkar muat barang kedua belah pihak harus memastikan jumlah barang yang dimuat sesuai dengan kertas kerja/dokumen yang ditentukan sesuai SOP yang berlaku. Setelah proses pemuatan selesai, bukti hand over/serah terima barang menjadi alat telusur bahan investigasi discrepancy kekurangan/kehilangan barang. Proses ini biasanya melibatkan TKBM (Tenaga Kuli Bongkar Muat) atau petugas bongkar, checker transporter, dispatcher transport, security dan petugas outbound warehouse. Untuk perlengkapan pendukung sangat disarankan menggunakan CCTV di lokasi dispatch / loading dock,” tutur Sugi.

Setelah semua muatan naik keatas kendaraan, masuk dalam proses delivery process & monitoring yang dilakukan bagian transport untuk melakukan pengiriman barang sampai ke consignee/penerima sesuai standar waktu (lead time) yang disepakati pihak transporter dan pengirim barang. Ada empat moda transport yang digunakan dalam kegiatan logistik yakni : darat, laut, udara, dan kereta api, dengan beberapa variasi packaging material dalam pengiriman yakni: container, tangki cair, outer box, ice box/stereoform untuk product vaccine, tangki gas, mobil car carrier. Untuk memaksimalkan service perlu spesifikasi karoseri kendaraan mengikuti fungsi-fungsi keamanan untuk meminimalkan dan menghilangkan resiko kerusakan barang diperjalanan.
System monitoring yang biasa digunakan untuk land transportation adalah GPS, sedangkan untuk moda udara/kiriman paket menggunakan tracing system.

Bagian akhir dari distribusi barang adalah pod (proved of delivery) process. Proses POD (proved of delivery) adalah proses penerimaan barang di consignee (penerima). Barang yang diterima harus dipastikan sesuai jumlahnya pada dokumen/manifest surat jalan yang dibawa. Di beberapa perusahaan logistics sudah menggunakan system informasi penerimaan barang dengan on line system, sehingga memudahkan pengirim untuk menerima informasi POD barang yang dikirim.
Bukti penerimaan berupa tanda tangan si penerima dan stempel (bila ada) merupakan tanda terima yang mandatory sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dengan fisik sesuai surat jalan dan dengan kondisi baik.

Moderator Ratna Hidayati mengawali diskusi dengan menanyakan apa yang harus dperhatian dalam driver management dan bagaimanan mengembangkan pengemudi. “Proses recuitment atau pengadaan driver, proses tranining, proses pembinaan, proses pengawasan, dan proses pengembangan driver. Pengembangan itu peningkatan karir maksudnya, pertama yang di depan mata yaitu driver yang sudah senior dan punya pengalaman punya dua jalur yaitu menjadi driver mentor dan driver trainer. Posisi selanjutanya bisa naik ke staff traffic atau staff planning. Bisa juga ke staff maintenance planning. Ini untuk orang-orang yang punya pengalaman luar biasa,” jelas Sugi.

Firmansyah Ishak Malam dari Rosalia menanyakan mengenai monitoring driver dan menghadapi temuan dalam evaluasi fleet management. “Ada dua hal yang bisa dilakukan, pertama dengan driver tracking behavior dari GPS yang kita pasang dengan fitur keseleamatan. Mengenai temuan dalam eveluasi bisa dengan melakukan driver assesment dalam perjalanan. Ini ada dua model assesment yang bisa dilakukan. Pertama si driver trainer atau mentor ikut didalam kabin truck atau dikenal dengan istilah in cab assessment. Yang kedua, mengikuti dari belakang dengan mobil tanpa diketahui driver. Ini dulu saya lakukan mulai gerbang tol Merak sampai gerbang Tol Cikupa, kita buatkan videonya dari belakang.” kata Sugi

Fengki dari BMS bertanya mengenai manajemen utilisasi armada, terkait optimalisasi pada jarak tempuh atau ritase. “Utilisasi armada dimanapun jika bisa company adalah income. Maksudnya ritase, jarak tempuh, tonase, itu bentuk turunan dari pada uang atau income yang akan dicapai. Dan ingat ada 9 komponen biaya transport dalam 1 tarif yaitu biaya BBM, biaya operasional driver (tol, parkir, ongkosan dan sebagainya), biaya maintenance, biaya ban, biaya depresiasi, biaya bunga investasi, biaya legal & liaisons, biaya over head dan profit atau keuntungan perusahaan,” jelas Sugi

Teks : Sigit

Foto : Dokumentasi TruckMagz



Sponsors

 

 

 

logo-chinatrucks300 327pix